1.9.  Costituzione, nomina e composizione dell’Organismo di Vigilanza

L’Organismo di Vigilanza (di seguito OdV) è monosoggettivo, come specificamente approvato (cfr. CircolareGdF 83607/2012) per gli “enti di piccole dimensioni”.

Il componente è selezionato fra soggetti con un profilo professionale qualificato nelle materie rilevanti ai fini del Decreto 231/2001.

L’OdV è nominato dall’Amministratore Unico per una durata di 3 anni, salvo diversa determinazione e dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo.

L’Amministratore Unico nomina l’OdV e gli assegna il compenso annuo ed il budget di spesa annua che potrà essere utilizzato dall’OdV a propria discrezione nell’esecuzione dei compiti affidati per le spese di consulenza esterne, trasferte, attività operativa, servizi richiesti ad enti esterni.

L’OdV non può ricoprire incarichi di gestione, esecutivi o di controllo che creino situazioni di conflitto di interesse.

I requisiti fondamentali richiesti sono:

1. autonomia: l’Organismo di Vigilanza è dotato di autonomia decisionale. L’Organismo è autonomo nei confronti dell’ente, ovvero non è coinvolto in alcun modo in attività operative, né è partecipe di attività di gestione. Inoltre l’Organismo ha la possibilità di svolgere il proprio ruolo senza condizionamenti diretti o indiretti da parte dei soggetti controllati. Le attività poste in essere dall’Organismo di Vigilanza non possono essere sindacate da alcun altro organo o struttura aziendale. L’Organismo è inoltre autonomo nel senso regolamentare, ovvero ha la possibilità di determinare le proprie regole comportamentali e procedurali nell’ambito dei poteri e delle funzioni determinate dall’Amministrazione. All’OdV è affidato un budget entro il quale può muoversi autonomamente ed indipendentemente. La cifra stanziata a budget verrà definita di anno in anno dall’ente in relazione alle attività pianificate e prospettate dall’OdV ai fini della vigilanza. L’OdV nel momento in cui ravviserà la necessità di utilizzare il budget per determinate attività di vigilanza, comunicherà all’azienda la motivazione per la quale intende procedere in tali attività, ma sarà l’azienda stessa a richiedere i preventivi e le quotazioni. All’OdV verrà sottoposta la valutazione “tecnico- professionale” dei professionisti coinvolti in tali attività (curricula vitae).
2. indipendenza: è condizione necessaria la non soggezione ad alcun legame di sudditanza nei confronti dell’Ente. L’indipendenza si ottiene per il tramite di una corretta ed adeguata collocazione gerarchica: l’OdV dipende direttamente ed unicamente solo dall’Amministrazione.
3. professionalità: l’Organismo di Vigilanza deve essere professionalmente capace ed affidabile. Devono essere pertanto garantite le competenze tecnico-professionali adeguate alle funzioni che è chiamato a svolgere; sono presupposte competenze di natura giuridica, contabile, aziendale, organizzativa e di auditing. In particolare devono essere garantite capacità specifiche in attività ispettiva e consulenziale, come, per esempio, competenze relative al campionamento statistico, alle tecniche di analisi e valutazione dei rischi, alle tecniche di intervista e di elaborazione di questionari, nonché alle metodologie per l’individuazione delle frodi. Tali caratteristiche unite all’indipendenza, garantiscono l’obiettività di giudizio.
4. continuità d’azione: al fine di dare la garanzia di efficace e costante attuazione del Modello, l’Organismo di Vigilanza opera senza soluzione di continuità. L’Organismo di Vigilanza, pertanto, nelle soluzioni operative adottate garantisce un impegno prevalente, anche se non necessariamente esclusivo, idoneo comunque ad assolvere con efficacia e efficienza i propri compiti istituzionali.

Sono cause di ineleggibilità e/o decadenza dei membri dell’OdV i seguenti casi:

• una delle circostanze descritte dall’art. 2382 c.c.;
• una delle situazioni in cui risulta gravemente compromessa l’autonomia e l’indipendenza del singolo componente;
• l’aver riportato condanna penale passata in giudicato per delitto di cui ai reati presupposto ex D. Lgs.231/01, anche nella forma dell’applicazione della pena sull’accordo delle parti ex art. 444 C.p.p.

I componenti dell’OdV si riservano anche di poter recedere dalla carica dandone comunicazione scritta a mezzo raccomandata ricevuta di ritorno entro 30 giorni.

La nomina deve prevedere la durata dell’incarico, che è a tempo determinato con possibilità di rinnovo. L’Organismo di Vigilanza cessa il proprio ruolo per rinuncia, sopravvenuta incapacità, morte o revoca.

L’Organismo di Vigilanza può essere revocato:

• in caso di inadempienze reiterate ai compiti, ovvero inattività ingiustificata;
• in caso di intervenuta irrogazione, nei confronti dell’Ente, di sanzioni interdittive, a causa dell’inattività del componente l’OdV;

• quando siano riscontrate violazioni del Modello da parte dei soggetti obbligati e vi sia inadempimento nel riferire tali violazioni e nella verifica dell’idoneità ed efficace attuazione del Modello al fine di proporre eventuali modifiche;
• qualora subentri, dopo la nomina, una delle cause di ineleggibilità di cui sopra. La revoca è deliberata dall’Amministratore Unico.

In caso di rinuncia, sopravvenuta incapacità, morte o revoca dei componenti dell’Organismo di Vigilanza l’Amministratore Unico prenderà senza indugio le decisioni del caso.

1.10.  Poteri e compiti

L’OdV è dotato di un suo regolamento interno contenente la descrizione delle modalità di esecuzione dei compiti ad esso affidati.

L’OdV incontrerà periodicamente la Direzione aziendale e gli eventuali referenti interni a seconda delle necessità di volta in volta emerse nel corso delle attività di Vigilanza.

All’OdV è affidato il compito di vigilare:

• sull’osservanza del Modello da parte degli organi sociali, dei dipendenti, e nei limiti previsti da parte dei consulenti, dei fornitori, dei partner e delle società di service;

• sull’efficacia e sull’adeguatezza del Modello, nella prevenzione dei reati, in relazione alla struttura aziendale;
• sull’opportunità di aggiornamento del Modello, laddove si riscontrino esigenze di adeguamento dello stesso in relazione a mutate condizioni aziendali, normative e/o socio-ambientali, sollecitando a tal fine gli organi competenti, conformemente a quanto previsto nel Modello stesso.

Più specificamente, oltre ai compiti già citati nel paragrafo precedente, all’ OdV sono affidate le attività:

1. di verifica:

1. • raccolta, elaborazione e conservazione delle informazioni rilevanti in ordine al rispetto del Modello;
   • conduzione di ricognizioni sull’attività aziendale ai fini del controllo e dell’eventuale aggiornamento della mappatura delle attività sensibili;
   • effettuazione periodica delle verifiche mirate su determinate operazioni o specifici atti posti in essere da FRABEMAR SRL, soprattutto nell’ambito delle attività sensibili, i cui risultati devono essere riassunti in un apposito rapporto da illustrare in sede di relazione agli organi societari deputati;
   • attuazione delle procedure di controllo previste dal Modello anche tramite l’emanazione o proposizione di disposizioni (normative e/o informative) interne;
   • attivazione e svolgimento di audit interni, raccordandosi di volta in volta con le funzioni aziendali interessate per acquisire ulteriori elementi;
   • coordinamento con le altre funzioni aziendali per il migliore monitoraggio delle attività in relazione alle procedure stabilite nel Modello.
2. di aggiornamento:
   • interpretazione della normativa rilevante in coordinamento con i consulenti legali esterni della Società e verificare l’adeguatezza del Modello a tali prescrizioni normative;
   • aggiornamento periodico della lista di informazioni che devono essere tenute a sua disposizione,
   • valutazione delle esigenze di aggiornamento del Modello, anche attraverso apposite riunioni con le varie funzioni aziendali interessate;
   • monitoraggio dell’aggiornamento dell’organigramma aziendale, ove è descritta l’organizzazione dell’ente nel suo complesso con la specificazione delle aree, strutture e uffici, e relative funzioni.
3. di formazione
   • coordinamento con le risorse umane per la definizione dei programmi di formazione per il personale e del contenuto delle comunicazioni periodiche da inviare ai dirigenti, dipendenti e agli organi societari, finalizzate a fornire agli stessi la necessaria sensibilizzazione e le conoscenze di base della normativa di cui al D. Lgs. 231/2001;
   • predisposizione ed aggiornamento con continuità, in collaborazione con la funzione competente, dello spazio nell’intranet-internet della società contenente tutte le informazioni relative al D. Lgs. 231/2001 ed al Modello;
   • monitoraggio delle iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del Modello e predisposizione della documentazione interna necessaria al fine della sua efficace attuazione, contenente istruzioni d’uso, chiarimenti o aggiornamenti dello stesso.
4. sanzionatorie:

1. • segnalazione di eventuali violazioni del Modello all’Amministrazione ed alla funzione che valuterà l’applicazione dell’eventuale sanzione;
   • coordinamento con le funzioni aziendali competenti per valutare l’adozione di eventuali sanzioni o provvedimenti, fermo restando le competenze delle stesse per l’irrogazione della misura adottabile ed il relativo procedimento decisionale;
   • aggiornamento sugli esiti di archiviazione o d’irrogazione delle sanzioni.

In ragione dei compiti affidati, l’Organo Amministrativo è in ogni caso l’unico organo aziendale chiamato a svolgere un’attività di vigilanza sull’adeguatezza dell’intervento dell’OdV, in quanto all’organo dirigente compete comunque la responsabilità ultima del funzionamento e dell’efficacia del Modello.

L’OdV ha, come previsto dalla legge, autonomi poteri di iniziativa e controllo al fine di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Modello, ma non ha poteri coercitivi o di intervento modificativi della struttura aziendale o sanzionatori nei confronti di dirigenti, dipendenti, organi sociali, consulenti, società di service, partner o fornitori; questi poteri sono demandati agli organi societari o alle funzioni aziendali competenti.

Per svolgere le attività ispettive che gli competono l’OdV ha accesso, nei limiti posti dalla normativa sulla Privacy (come risultante alla luce del Regolamento UE 2016/679)1 e dallo Statuto dei Lavoratori, a tutta la documentazione aziendale che ritiene rilevante nonché agli strumenti informatici e informativi relativi alle attività classificate o classificabili come a rischio di reato.

L’OdV può avvalersi non solo dell’ausilio di tutte le strutture della Società, ma, sotto la sua diretta sorveglianza e responsabilità, di consulenti esterni con specifiche competenze professionali in materia, per l’esecuzione delle operazioni tecniche necessarie alla funzione di controllo. Tali consulenti dovranno sempre riferire i risultati del proprio operato all’ OdV.

L’autonomia e l’indipendenza che necessariamente devono connotare le attività dell’OdV hanno reso necessario introdurre alcune forme di tutela in suo favore, al fine di garantire l’efficacia del Modello e di evitare che la sua attività di controllo possa ingenerare forme di ritorsione a suo danno (si pensi all’ipotesi in cui dagli accertamenti svolti dall’OdV possano emergere elementi che facciano risalire al massimo vertice aziendale il reato o il tentativo di commissione del reato o la violazione del presente Modello). Pertanto, le decisioni in merito a promozioni, trasferimenti o sanzioni disciplinari relative ai membri dell’OdV sono attribuite alla competenza esclusiva dell’Organo Amministrativo.

1.11.  Obblighi di informazione nei confronti dell’Organismo di Vigilanza

L’OdV deve essere informato, mediante apposite segnalazioni, da parte dei dirigenti, dipendenti, degli organi sociali, dei consulenti, dei fornitori, dei partner e delle società di service in merito ad eventi che potrebbero ingenerare responsabilità di FRABEMAR SRL ai sensi del D. Lgs. 231/2001.

Valgono al riguardo, le seguenti prescrizioni di carattere generale:

• i dipendenti trasmettono all’ OdV eventuali segnalazioni relative alla commissione, o alla ragionevole convinzione di commissione, dei reati;
• i dirigenti segnalano all’ OdV eventuali violazioni poste in essere da dipendenti, organi sociali, fornitori, società di service, consulenti e partner, di cui essi siano venuti a conoscenza;
• i segnalanti devono essere garantiti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione ed in ogni caso sarà assicurata la massima riservatezza sull’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge.

I canali con cui un dirigente e dipendente FRABEMAR SRL effettua una segnalazione di una violazione, o presunta tale, sono due:

1. il primo consiste nel riferire al proprio diretto superiore;
2. il secondo, anche in forma anonima, consiste nel riferire direttamente all’OdV.

Le segnalazioni sono effettuate dai dipendenti e dirigenti, anche in forma anonima, direttamente all’OdV tramite:

1. e-mail all’indirizzo di posta elettronica “solari.231@studiolegalesolari.it”, cui è riservato l’accesso al solo OdV.

Tutti i soggetti che non sono dipendenti di FRABEMAR SRL, come consulenti, fornitori, partner, società di service, ricadono nel secondo metodo di segnalazione, effettuando pertanto la loro segnalazione direttamente all’ OdV.

Le segnalazioni giungono all’ OdV tramite un indirizzo di posta elettronica “solari.231@studiolegalesolari.it” cui è riservato l’accesso al solo OdV.

L’OdV valuta le segnalazioni ricevute, anche in forma anonima, che presentino elementi fattuali, intraprende eventuali azioni ispettive ed informa del risultato le funzioni coinvolte; gli eventuali provvedimenti conseguenti il controllo sono applicati dalle relative funzioni coinvolte in conformità a quanto previsto dal Sistema Sanzionatorio.

Oltre alle segnalazioni relative a violazioni di carattere generale sopra descritte, i dirigenti e dipendenti devono obbligatoriamente ed immediatamente trasmettere all’OdV le informazioni concernenti:

1. le richieste di assistenza legale inoltrate dai dirigenti e dipendenti in caso di avvio di procedimento giudiziario per i reati;
2. i rapporti preparati dai responsabili di altre funzioni aziendali di FRABEMAR SRL nell’ambito della loro attività di controllo e dai quali potrebbero emergere fatti, atti, eventi od omissioni con profili di criticità rispetto all’osservanza delle norme del D. Lgs. 231/2001;
3. le notizie relative ai procedimenti sanzionatori svolti e alle eventuali misure irrogate ovvero dei provvedimenti di archiviazione di tali procedimenti con le relative motivazioni, qualora esse siano legate alla commissione di reati o violazione delle regole di comportamento o procedurali del Modello;
4. le conclusioni delle verifiche ispettive disposte da funzioni di controllo interno o da commissioni interne da cui derivano responsabilità per la commissione di reati di cui al D. Lgs. 231/2001;
5. le comunicazioni di inizio dei procedimenti da parte della polizia giudiziaria;
6. le richieste di assistenza legale proposte da soci, amministratori, dirigenti per la commissione di reati rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001;
7. le comunicazioni in ordine alla variazione della struttura organizzativa, variazioni delle deleghe e dei poteri;
8. i verbali delle riunioni di Assemblea e del CdA;
9. le variazioni delle aree di rischio;
10. la realizzazione di operazioni considerate a rischio in base alla normativa di riferimento;
11. i contratti conclusi con la PA ed erogazione di fondi e contributi pubblici a favore della Società.

Inoltre, dalle funzioni aziendali competenti, deve essere costantemente informato:

• sugli aspetti dell’attività aziendale che possono esporre FRABEMAR SRL al rischio di commissione di uno dei reati previsti dal D. Lgs. 231/2001,
• sui rapporti con le società di service, fornitori, consulenti e partner che operano per conto di FRABEMAR SRL nell’ambito delle attività sensibili,
• sulle operazioni straordinarie intraprese da FRABEMAR SRL.

Gli obblighi di segnalazione, così come le relative sanzioni in caso di non rispetto del Modello, riguardanti i non dipendenti di FRABEMAR SRL, quali i consulenti, i fornitori, i partner e le società di service, sono specificati in appositi documenti firmati da tali soggetti o in clausole inserite nei contratti che legano tali soggetti a FRABEMAR SRL.

1.12.   Segnalazioni delle violazioni del Modello

I dirigenti, dipendenti della società e destinatari in genere riferiscono per iscritto all’ OdV della presenza di possibili violazioni o la commissione di reati sanzionati.

L’OdV si impegna ad assicurare la massima riservatezza sull’identità del segnalante nella gestione della segnalazione ed a tutelare da ogni forma di discriminazione, ritorsione, e penalizzazione i soggetti che effettuano, anche in forma anonima, tali segnalazioni per comportamenti che hanno violato il Modello o comunque non in linea con gli stessi. L’OdV valuta a propria discrezione le segnalazioni, ancorché anonime, che presentino elementi fattuali, chiedendo eventuali informazioni. L’archiviazione viene motivata per iscritto dall’OdV.

1.13.  L’attività di rapportazione dell’OdV verso altri organi aziendali

L’attività di rapportazione dell’OdV ha sempre ad oggetto:

• • l’attività svolta dall’ufficio dell’OdV,
  • l’attuazione del Modello,
  • le eventuali criticità emerse sia in termini di comportamenti o eventi interni a FRABEMAR SRL, sia in termini di efficacia del Modello.

L’OdV si rapporta direttamente all’Organo Amministrativo su base di urgenza e su base semestrale ed annuale.

L’OdV predispone:

1. semestralmente, un rapporto scritto per l’Organo Amministrativo sull’attività svolta nel periodo di riferimento, sui controlli effettuati e l’esito degli stessi;
2. annualmente, un piano di attività previste e la richiesta di budget.

Qualora l’OdV rilevi criticità riferibili a qualcuno degli organi sopraindicati, la corrispondente segnalazione è da destinarsi prontamente ad uno degli altri organi.

Gli incontri con gli organi cui l’OdV riferisce devono essere verbalizzati e copia dei verbali devono essere custoditi dall’OdV e dagli organismi di volta in volta coinvolti.

L’OdV deve, inoltre, coordinarsi con le funzioni competenti presenti per i diversi profili specifici e/o i consulenti, più precisamente con:

• i consulenti legali esterni della Società per tutto ciò che riguarda l’interpretazione della normativa rilevante, per determinare il contenuto delle clausole contrattuali e delle dichiarazioni di impegno per amministratori, dirigenti e sindaci;
• la funzione amministrativa per gli adempimenti societari che possono avere rilevanza ai fini della commissione dei reati societari e per il monitoraggio dei risultati dell’attività svolta ai sensi del D. Lgs. 231/2001; inoltre per il controllo in ordine al rispetto da parte dei consulenti, dei fornitori, dei partner e delle società di service delle procedure amministrative e contabili nell’ambito delle attività sensibili;
• la funzione risorse umane in ordine alla formazione del personale e in caso di modifiche organizzative che impattino sulla mappatura delle attività sensibili;
• la Direzione Generale in ordine ad eventuali procedimenti disciplinari.

Ogniqualvolta lo ritiene opportuno, l’OdV può coordinarsi con la funzione aziendale utile ad ottenere il maggior numero di informazioni possibili o a svolgere al meglio la propria attività.

1.14.  Autonomia operativa e finanziaria

Per garantire l’autonomia nello svolgimento delle funzioni assegnate dall’OdV, nel Modello di organizzazione della società ha previsto che:

• le attività dell’OdV non devono essere preventivamente autorizzate da nessun organo;
• l’OdV ha accesso a tutte le informazioni relative alla società anche quelle su sopporto informatico, e può chiedere direttamente informazioni a tutto il personale;
• la mancata collaborazione con l’OdV costituisce un illecito disciplinare;
• l’OdV ha facoltà di disporre in autonomia e senza alcun preventivo consenso delle risorse finanziarie stanziate dall’Organo Amministrativo al fine di svolgere l’attività assegnata.